إدارة أعمالك عن طريق مايكروسوفت تيمز


مع بداية جائحة الكورونا، بدأت العديد من جهات العمل بتبني مايكروسوفت تيمز دون معرفة القدرات الهائلة المتواجدة في هذا البرنامج، وهذا ما قد سبب اعتقاداً عند البعض أن مايكروسوفت تيمز كبرنامج يقتصر حصراً على عقد وجدولة الاجتماعات أو حتى البدء بدردشات مع زملاء العمل، ولكنه حقيقةً أكثر بكثير من ذلك وهذا ما سنُأكّد عليه خلال هذا المقال عن طريق طرح مجموعة من الأمثلة العملية والتطبيقية لكيفية إدارة الأعمال عن طريق مايكروسوفت تيمز وكيف يمكن تصميم تجربة منفصلة لهذا البرنامج لكل إدارة أو قسم بناءً على طبيعة الأعمال والمهام التي تقوم بها كل منها.


هناك عناصر مُعيّنة وركائز ضرورية لإدارة الأعمال -مهما كانت طبيعة جهة العمل- وهي:

  • الحاجة إلى تنفيذ المشاريع والمبادرات وذلك لتحقيق الأهداف الاستراتيجية لجهة العمل.

  • تشغيل العمليات المتكررة الموجودة في الأقسام والإدارات.

  • الحفاظ على تواصل فعّال بين الموظفين، تُعتبر هذه الركيزة الأهم بصفتها المُحرّك الرئيسي لأول ركيزتين ( المشاريع والعمليات).


دعونا نتعمق في كل ركيزة من هذه الركائز لنرى كيف يمكن إدارتها في مايكروسوفت تيمز...


المشاريع



ومع المثال الأول في هذا المقال، إدارة مشروع "إطلاق فعالية" عن طريق مايكروسوفت تيمز مروراً بالخطوات الموجودة بالصورة المُرفقة أعلاه والتي تعتبر قابلة للتطبيق على معظم المشاريع.


أولاً ، تحتاج أن تقوم بتشكيل فريق المشروع. باستخدام Teams ، يمكنك إنشاء فريق من الأشخاص من داخل جهة العمل الخاصّة بك وخارجها ، ثم إنشاء القنوات بناءً على احتياجات المشروع وطبيعته وذلك للحفاظ على تنظيم العمل.


تحتاج أيضاً إلى مشاركة المعلومات والمستندات ذات الصلة - من أجل التأكد من إمكانية وصول جميع أعضاء المشروع إلى كل ما هو ضروري لهم ، يمكنك ببساطة وضع هذه المستندات في مساحة الملفات المشتركة للمشروع في Teams.


يعد تعيين المهام وتتبع المواعيد النهائية أمرًا بالغ الأهمية وذلك لضمان إنهاء المشروع ضمن الجدول الزمني المخطط. يمكن القيام بهذه الخطوة عن طريق التطبيقات المتوفرة في Teams مثل Trello أو Jira Cloud أو أو باستخدام Tasks by planner and To Do ، مما يساعدك على تنظيم عملك وتتبعه بصريًا من خلال الرسومات البيانية التي يتم تحديثها لحظياً بناءً على حالة المهام.


من الأهمية بمكان جدولة اجتماعات منتظمة لمتابعة سير العمل. في بعض الأحيان تكون الفرق قادرة على الاجتماع في غرف اجتماعات فعلية ، وفي بعض الأحيان يحتاج الأشخاص إلى الاتصال. باستخدام Teams ، من السهل جدولة الاجتماعات سواء عن طريق إنشاء دعوة من Teams أو Outlook ، أو من هاتفك، كما يمكنك الانضمام إلى اجتماع بسيط بلمسة واحدة ، سواء كنت تنضم من جهازك المحمول، الكمبيوتر الشخصي أو من إحدى متصفحات الانترنت.


غالبًا ما يتطلب العمل في مشروع مٌعيّن إنشاء مستندات مع الزملاء. يتيح لك Teams فرصة التعاون في العمل على المستندات والوثائق وهذا يتضمن قراءة مستندات Office وتعديلها مباشرةً من أكثر من شخص وفي نفس اللحظة.


من المهم جدًا الوصول إلى الملاحظات المُحدّثة والموارد المشتركة ، مثل دفتر ملاحظات OneNote المشترك والذي يسمح لإعضاء الفريق بالبقاء على اطلاع دائم على أحدث المعلومات أو الملاحظات من الاجتماعات. كما يمكنك الوصول إليه بسهولة من هاتفك أو من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.



العمليات




في هذا المثال، يتواجد فريق المبيعات لشركة ضخمة في مقر شركة عميل محتمل لهم، حيث يقوم الفريق بتحديد متطلبات العميل ، وإرسال طلبه في النهاية للقسم في مقر الشركة لمراجعته والقيام باللازم. نظرًا لأنهم يقومون بذلك في الوقت الفعلي خلال زيارتهم في مقر العميل، فإن الشركة وفّرت لهم جهازًا لوحيًا يحتوي على تطبيق أنشأته الشركة لتوثيق احتياجات العميل والحصول على المعلومات الصحيحة اللازمة لهم. في هذا مثال تم بناء التطبيق ببساطة عن طريق PowerApp ، كما أنّ هذا التطبيق متوفر في Microsoft Teams.


تتطلب معظم مؤسسات المبيعات أداة CRM لمتابعة العملاء المحتملين، رعايتهم وإنشاء فرص المبيعات الخاصة بهم. يمكن للشركات توصيل أدوات مثل Salesforce أو Dynamics CRM مباشرةً في Teams حتى يتمكنوا من تتبع الفرص ومشاركتها ومتابعتها بسهولة.


يحتاج فريق المبيعات أيضًا إلى تحديث مستند العطاء الخاص بهم أو العرض المالي ، والتحقق من أسعار المواد عبر قائمة SharePoint المُحدَّثة دائمًا.


قد يرغبون أيضًا في إلقاء نظرة على لوحة معلومات PowerBI المُضمّنة داخل الفريق للتحقق من تقدمهم مقابل أهداف المبيعات الخاصة بهم، بالإضافة لنمذجة البيانات مما يساعدهم في اتخاذ القرارات.


تقديم عروض الأسعار للموافقة عليه وللمراجعة الداخلية، هي عملية معقدة تستغرق وقتًا طويلاً - خاصةً عند عدم العمل في نفس المكتب أو الموقع الذي يعمل فيه المدير المباشر. الآن يمكن لموظف المبيعات ببساطة تحميل العطاء أو العرض إلى مساحة الملفات المشتركة للفريق للمراجعة الفورية من المدير المباشر، حيث يستلم المدير المباشر إشعار بأن أحد العطاءات أو العروض تحتاج إلى موافقته، ومن هناك يمكن للمدير المباشر أن يعطي قراره حيال هذا العرض وبهذا تكون كامل العملية قد تم إنجازها وتوثيقها بدقة متناهية.


وبعد أن تتم الموافقة على العطاء أو العرض ، يمكن التقدم مباشرةً لإبرام الصفقة مع العميل وإغلاقها عن إجراء مكالمة هاتفية ، كما أنّه من المهم أيضًا إعلام الفريق بما حدث للاحتفال بهذه المكاسب معًا.



الموظفين




مُحادثات شاملة

من الأهمية بمكان الحفاظ على ثقافة الانفتاح والشفافية والشمولية مع الفريق لتعزيز بيئة تعاونية وبالتالي بيئة عمل أفضل للأفراد. المحادثات في Teams مترابطة ومستمرة ، مما يسمح لجميع أعضاء الفريق بمواكبة السياق وفهم كيفية اتخاذ القرارات. يتضمن ذلك القدرة على العمل بنجاح مع فريق متعدد الأصول واللغات والذي قد لا يشعر بالراحة عند التحدث بلغة مٌشتركة بين الجميع.. باستخدام خاصية الترجمة الفورية وهي إحدى الخاصّيات الموجودة في مايكروسوفت تيمز، يمكن لكل الشخص التحدّث بلٌغته الأم مع ضمان إمكانية وصول المضمون للطرف الأخر. كما يوجد ميزات أخرى تُساعد على التفاعل حتى لو كان الأطراف يعملون عن بعد مثل خاصية Praise التي تعزز الاعتراف بالمساهمات العظيمة.


فريق مُتفاعل

من المهم أن نُحافظ على المشاركة والتفاعل بين أعضاء الفريق ، ولهذا السبب قامت مايكروسوفت ببناء ميزات مثل القدرة على نشر إعلانات مميزة بدلاً من الرسائل الاعتيادية في الفرق والقنوات لضمان لفت انتباه أعضاء الفريق. كما يوجد العديد من المميزات داخل مايكروسوفت تيمز والتي تسمح بجعل المحادثات شخصية وتخلق حس من الفُكاهة والمُزاح داخل مكان العمل وبالتالي تقوّي روابط العلاقات بين الموظفين والتي بدورها تصٌب بمصلحة جهة العمل وتنعكس إيجابياً على مُخرجا العمل الجماعي وهذا يتضمن القدرة على تضمين صور GIF بسهولة ، وحتى إنشاء ال MEME الخاصة بك في المحادثة.


فعاليات حيّة

يستضيف قادة الأعمال داخل العديد من الشركات اجتماع ربع سنوي لمشاركة إنجازاتهم وتقديم تقرير عن الأعمال لتقدير العمل الرائع الذي تم إنجازه. نظرًا لأنه لا يمكن للجميع حضور هذه الاجتماعات شخصيًا ، فإنه من الممكن استضافتها عن طريق مايكروسوفت تيمز بحيث يتم بعد ذلك نشر هذه الاجتماعات على قناة الفريق ليتمكن الأشخاص من مشاهدتها لاحقاً في أي وقت.


لقاء مع الفرق التي تعمل عن بعد

في عالم أصبحت فيه أغلب جهات العمل تتواصل مع موردين وشركاء بدول ومناطق أخرى ، أصبح من المهم أن نكون قادرين على التواصل الفعال مع جميع الجهات ذات العلاقة في جميع أنحاء العالم، وهو ما يمكن تنفيذه بالاستعانة ب Teams .



وبعد الانتهاء من الأمثلة التطبيقية حول كيفية إدارة الركائز الأساسية للأعمال عن طريق مايكروسوفت تيمز، فإنه من المهم أيضاً توضيح كيف يمكن تصميم تجربة منفصلة لل Teams لكل إدارة أو قسم بناءً على طبيعة الأعمال والمهام التي تقوم بها كل منها.وهنا نود أن نطرح أمثلة عن أقسام وإدارات متواجدة في أغلب جهات العمل.






في حال الرغبة بالحصول على أمثلة تفصيلية مُصممة خصيصاً لجهة العمل الخاصة بكم أو في حال الرغبة بالحصول رابط المُحاضرة ذات العلاقة بهذا المقال، يرجى عدم التردد بالتواصل معنا عبر connect@cloudforwork.com