مع بداية جائحة الكورونا، بدأت العديد من جهات العمل بتبني مايكروسوفت تيمز دون معرفة القدرات الهائلة المتواجدة في هذا البرنامج، وهذا ما قد سبب اعتقاداً عند البعض أن مايكروسوفت تيمز كبرنامج يقتصر حصراً على عقد وجدولة الاجتماعات أو حتى البدء بدردشات مع زملاء العمل، ولكنه حقيقةً أكثر بكثير من ذلك وهذا ما سنُأكّد عليه خلال هذا المقال عن طريق طرح مجموعة من الأمثلة العملية والتطبيقية لكيفية إدارة الأعمال عن طريق مايكروسوفت تيمز وكيف يمكن تصميم تجربة منفصلة لهذا البرنامج لكل إدارة أو قسم بناءً على طبيعة الأعمال والمهام التي تقوم بها كل منها.
هناك عناصر مُعيّنة وركائز ضرورية لإدارة الأعمال -مهما كانت طبيعة جهة العمل- وهي:
الحاجة إلى تنفيذ المشاريع والمبادرات وذلك لتحقيق الأهداف الاستراتيجية لجهة العمل.
تشغيل العمليات المتكررة الموجودة في الأقسام والإدارات.
الحفاظ على تواصل فعّال بين الموظفين، تُعتبر هذه الركيزة الأهم بصفتها المُحرّك الرئيسي لأول ركيزتين ( المشاريع والعمليات).
دعونا نتعمق في كل ركيزة من هذه الركائز لنرى كيف يمكن إدارتها في مايكروسوفت تيمز...
المشاريع
ومع المثال الأول في هذا المقال، إدارة مشروع "إطلاق فعالية" عن طريق مايكروسوفت تيمز مروراً بالخطوات الموجودة بالصورة المُرفقة أعلاه والتي تعتبر قابلة للتطبيق على معظم المشاريع.
أولاً ، تحتاج أن تقوم بتشكيل فريق المشروع. باستخدام Teams ، يمكنك إنشاء فريق من الأشخاص من داخل جهة العمل الخاصّة بك وخارجها ، ثم إنشاء القنوات بناءً على احتياجات المشروع وطبيعته وذلك للحفاظ على تنظيم العمل.
تحتاج أيضاً إلى مشاركة المعلومات والمستندات ذات الصلة - من أجل التأكد من إمكانية وصول جميع أعضاء المشروع إلى كل ما هو ضروري لهم ، يمكنك ببساطة وضع هذه المستندات في مساحة الملفات المشتركة للمشروع في Teams.
يعد تعيين المهام وتتبع المواعيد النهائية أمرًا بالغ الأهمية وذلك لضمان إنهاء المشروع ضمن الجدول الزمني المخطط. يمكن القيام بهذه الخطوة عن طريق التطبيقات المتوفرة في Teams مثل Trello أو Jira Cloud أو أو باستخدام Tasks by planner and To Do ، مما يساعدك على تنظيم عملك وتتبعه بصريًا من خلال الرسومات البيانية التي يتم تحديثها لحظياً بناءً على حالة المهام.
من الأهمية بمكان جدولة اجتماعات منتظمة لمتابعة سير العمل. في بعض الأحيان تكون الفرق قادرة على الاجتماع في غرف اجتماعات فعلية ، وفي بعض الأحيان يحتاج الأشخاص إلى الاتصال. باستخدام Teams ، من السهل جدولة الاجتماعات سواء عن طريق إنشاء دعوة من Teams أو Outlook ، أو من هاتفك، كما يمكنك الانضمام إلى اجتماع بسيط بلمسة واحدة ، سواء كنت تنضم من جهازك المحمول، الكمبيوتر الشخصي أو من إحدى متصفحات الانترنت.
غالبًا ما يتطلب العمل في مشروع مٌعيّن إنشاء مستندات مع الزملاء. يتيح لك Teams فرصة التعاون في العمل على المستندات والوثائق وهذا يتضمن قراءة مستندات Office وتعديلها مباشرةً من أكثر من شخص وفي نفس اللحظة.
من المهم جدًا الوصول إلى الملاحظات المُحدّثة والموارد المشتركة ، مثل دفتر ملاحظات OneNote المشترك والذي يسمح لإعضاء الفريق بالبقاء على اطلاع دائم على أحدث المعلومات أو الملاحظات من الاجتماعات. كما يمكنك الوصول إليه بسهولة من هاتفك أو من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
العمليات
في هذا المثال، يتواجد فريق المبيعات لشركة ضخمة في مقر شركة عميل محتمل لهم، حيث يقوم الفريق بتحديد متطلبات العميل ، وإرسال طلبه في النهاية للقسم في مقر الشركة لمراجعته والقيام باللازم. نظرًا لأنهم يقومون بذلك في الوقت الفعلي خلال زيارتهم في مقر العميل، فإن الشركة وفّرت لهم جهازًا لوحيًا يحتوي على تطبيق أنشأته الشركة لتوثيق احتياجات العميل والحصول على المعلومات الصحيحة اللازمة لهم. في هذا مثال تم بناء التطبيق ببساطة عن طريق PowerApp ، كما أنّ هذا التطبيق متوفر في Microsoft Teams.